Ліди в хаосі
Заявки приходять з сайту, LinkedIn, Telegram, конференцій. Все розкидане по чатах і Notion.
CRM ДЛЯ IT-АГЕНЦІЙ
Planfix для IT-агенцій та аутсорс-команд
Ліди, проєкти, тайм-трекінг, виставлення інвойсів, контроль маржі — все в одному просторі.
Безкоштовна консультація
5 болей IT-агенції
Трекінг часу
Розробники забувають логувати години → інвойс клієнту неточний → маржа з'їдається.
Контроль маржі
Ціна проєкту 10 000$ — а собівартість 9 800$. Дізнаємось про це лише в кінці.
Інвойсінг
Виставлення рахунків вручну в Excel/Numbers. Затримки на 1-2 тижні після місяця.
Onboarding нових
Кожен новий менеджер по 2 тижні розбирається, де що лежить.
Як Planfix + n8n це вирішує
Воронка лідів
LinkedIn + сайт + Telegram → автоматично в Planfix через n8n. Жоден лід не губиться.
Тайм-трекінг
Інтеграція з TimeDoctor / Hubstaff / Toggl. Час автоматично прив'язується до проєкту.
Маржа в реальному часі
Дашборд керівника: ціна, собівартість, маржа кожного проєкту. Червоний/жовтий/зелений.
Авто-інвойсинг
Кінець місяця → n8n генерує PDF-інвойс з логованими годинами → відправляє клієнту.
Документація
Структура проєкту, бази знань, інструкції — все в Planfix. Новий менеджер у курсі за 1 день.
Що саме налаштовуємо агенції
Агенція заробляє на часі команди, тому головне питання системи — не «де лід», а «скільки годин ми витратили на цього клієнта й чи заробили на ньому».
Проєкт як центр обліку
Клієнт, бюджет, етапи, задачі, витрачені години, документи й комунікація — в одній картці. Не в трьох таблицях і чаті.
Облік часу без ненависті
Трекер живе всередині задачі, а не окремим ритуалом наприкінці тижня. Це єдиний спосіб отримати чесні цифри, а не приблизні спогади.
Маржа по проєкту в реальному часі
Бюджет мінус витрачені години за ставками команди. Видно, коли проєкт з’їдає прибуток, поки він ще триває.
Завантаженість команди
Хто перевантажений, хто простоює, скільки годин уже продано на наступний місяць. Основа для рішень про найм.
Погодження з клієнтом
Етапи, правки, приймання — з історією. Питання «ми ж це погоджували» перестає бути дискусією.
Ретейнери й підписки
Щомісячні пакети годин: скільки вибрано, скільки лишилось, коли пора виставляти рахунок.
Інвойсинг
Рахунок формується з фактичних годин або з умов договору. Менше ручної роботи наприкінці місяця — менше забутих грошей.
Воронка нових клієнтів
Ліди, брифи, комерційні, статуси. З історією, щоб не питати клієнта те саме вдруге.
Підрядники й фрилансери
Обсяг, ставка, виконано, оплачено. Разом із проєктом, а не в окремому файлі у когось на компʼютері.
Як проходить впровадження
1. Аудит
Як зараз ведуться проєкти, чи є облік часу, як рахується прибутковість і хто це робить.
2. Модель проєкту
Типи робіт, етапи, ставки, ролі, правила обліку годин. Погоджуємо письмово до налаштування.
3. Налаштування й перенос
Проєкти, клієнти, шаблони задач, звіти по маржі й завантаженню.
4. Запуск і звичка
Найважчий етап — не технічний: команда має почати фіксувати час. Перші тижні тримаємо руку на пульсі.
IT-агенція
- Воронка лідів і проєктів
- Тайм-трекінг і інвойсинг
- Дашборд маржі
- Базові n8n-сценарії
- 30 днів підтримки
Часті питання
Команда ненавидить тайм-трекінг. Як це запустити?
Ключове — щоб фіксація часу займала секунди й жила там, де людина вже працює, а не була окремою вечірньою процедурою. І щоб цифри використовувались для оцінки проєктів, а не для контролю людей: щойно трекер стає інструментом покарання, дані псуються назавжди.
Чи можна рахувати прибутковість по кожному проєкту?
Так, і це зазвичай головне відкриття: частина проєктів, які вважались вигідними, виявляються збитковими через нескінченні правки. Видно це вже під час роботи, а не після закриття.
У нас частина роботи на підрядниках. Це враховується?
Так: обсяг, ставка й оплата ведуться в тому ж проєкті, тому маржа рахується по повній собівартості, а не лише по годинах штату.
Ми працюємо і по проєктах, і по ретейнерах. Це поєднується?
Так, це різні типи з різними правилами: у ретейнері важливий залишок годин у пакеті, у проєкті — бюджет і етапи. Обидва живуть в одній системі й потрапляють в один звіт по завантаженню.
Скільки часу до результату?
Базове налаштування — два-три тижні. Але корисні цифри зʼявляються приблизно через місяць реального обліку: раніше вибірка занадто мала, щоб робити висновки.
Кейси по темі
Кейс: Побудова прозорих HR-процесів в IT-компанії на monday.com
Як візуалізація та автоматизація процесів найму та онбордингу на monday.com допомогли скоротити цикл найму на 30% та покращити досвід кандидатів.
Читати детальніше →Кейс: Прозорий фінансовий облік для креативної агенції на Finmap
Як налаштування Finmap та його інтеграція з CRM допомогли бачити рентабельність кожного проєкту в реальному часі та збільшити чистий прибуток на 25%.
Читати детальніше →